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デジタルとアナログの狭間で

文具、デジタルガジェット、お料理、そしてバロック音楽について浅く広く徒然なるままに書きます

OfficeSoftの功罪

今日はちょっと過激な内容です(笑)

ちょっと脱線

いきなり脱線ですが、私は過去少々転職が多く、ITプログラマ & SE、それが派生してネットワークエンジニア、そして総合コンサルタントという業種を渡り歩いていました

※現在はまた別の業種です

Business の必需品

Business をつつがなく続けていくために、現在はオフィスソフトが必須になりました。

Apple製品は一部の業界は良いかもしれませんが、一般的な商行為の世界ではファイル受け渡しにおいてほぼ無力ですので、名指しで、

などを対象として話をします。
もちろんThink Officeなど他のオフィスソフトも同義です。

本当に必要ですか?

いきなり核心に切り込みますが、本当にこれらのソフトがそんなに必要でしょうか?
最近そうは思えなくなってきました。

このような思いが深層心理にあるからでしょう、、、ここ2~3年万年筆の利用が増えたからこそ大好き具合が大爆発してこんなブログ書いています(笑)

複製という落とし穴

Excelなんかは表計算としては優れたアイテムです。

関数などを駆使したら非常に自由に様々なことができます。

しかし、Excel そして Word はきわめて人為ミスのおおいソフトではありませんか?

コピーして別案件で使ったり、消費税率が変わって計算式を変えたときに計算がおかしくなったりすることありませんか?

間違いの元凶はだいたい「コピー」です。

Excelの計算自体は信用していますが原本を複製したもののデータは大抵信用していません。
(ただし信じている計算は正数計算のみで浮動小数点はその限りにはありません)

Wordで作成された見積書も見積書内容にバリエーションが有るのであれば大抵どこか矛盾が出てきます。

この矛盾の適正化の為デバッグ作業に膨大な時間を使います。
これが無駄だと感じるのです。

関数沼

先日も見かけましたがExcelにて二十行にも渡る関数で細かい計算をしている人がおられました。
なるほど自動化出来るので素晴らしい。
だからこそ気合いを入れて作りたくなるもの、修正したくなるもの、推敲したくなるものです。

しかし、こちも修正、推敲している内に他のセルとの同期がとれなかったり、参照切れ、修正漏れが出たり、大抵は矛盾解消に大きな時間をとられます。

参照切れ問題も発生しますしメンテナンス性を考えると、あれこれ自動化しようとはせず、都度新規作成し、新規作成でも負担がないような簡潔な関数にとどめたいものです。

イメージを伝える道具

Excel, Word などではグラフを扱えます。
素敵です。 PowerPointも含めてカッコ良いです!

でも直感ではアバウトに伝える事は出来ても子細には伝えることが出来ません。

かの有名なスティーブジョブズの名プレゼンテーションはまだ記憶に新しいのですが、あのようなシチュエーションだからこそ最高に意味があります。

しかし、日々の一般企業で行うプレゼンテーションの多くは聞き手の頭が良くない限りは対したこと伝達できないと思います。

不特定多数に、イメージを伝達する手段としては有効ですが、一般的な商行為としての売り込みでは情報が欠如しすぎています。

つまり、内容的に、大したことは伝えられません。

伝わるのはあくまで、 イメージ です、内容は伝わりません。

仕事をした気になる

メンテなどで Excel や Word を触っていたらすぐに時間が経過します。

これがいけません

Excelやwordはお金を生み出す仕事ではありません。
道具に過ぎません。

生産性を伴わないExcelやWordを弄って仕事をしたと満足するのは、資料づくりが目的になっているため。

目的を理解して仕事をしているわけではないので質の高い仕事なんて期待できません。

逆に目的を理解していたら Excel や Word にかける時間がもったいなく感じます。
内容が伝わるのであればフリーハンドの手書きの図でも表でも文章でも顧客は内容に満足してくれるはずです。
(TPOは守る必要ある)

停止する思考

ワークブックやセルの内容をコピーする時人々の思考は停止しているのでは無いでしょうか?

非常に危険です。

見落としもあるでしょうが、一番いただけないのは、 データまとめ 見積 という重要な仕事で何も考えてないという心のスキです。

そういうのは見積もりではなく、作業です。

私が思う限りこれが一番の悪です

もちろん…

勿論全てが全て私の言うことに該当しているとは限りません。

でも一度仕事のやり方を見直してみたら?

という事を考える一石になればと思いこの記事を掲載します。